Integritetspolicy

Inledning

Omeo Financial Consulting AB (Omeo) är en av Sveriges ledande managementkonsultfirmor inom den finansiella sektorn. Vi är en oberoende aktör med djup verksamhetkompetens inom bank, kapitalförvaltning, fond och värdepapper samt treasury.

Inom ramen för vår verksamhet behandlar vi personuppgifter. Det sker i första hand som en följd av att vi ingår avtal om konsulttjänster och behöver uppgifter om kontaktpersoner hos våra uppdragsgivare. Vi har även ett intresse av att upprätta och behålla affärsrelationer med företrädare för såväl befintliga som potentiella kunder och samarbetspartners. Även i samband med rekryteringsprocesser behandlas personuppgifter.

På Omeo värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. Vi har alltid behandlat personuppgifter på ett pålitligt och lagligt sätt med full respekt för våra kunder, medarbetare och kontakter.

I denna integritetspolicy redogör vi för vilka kategorier av personuppgifter vi behandlar, för vilka ändamål vi behandlar dem och vilken laglig grund behandlingen stödjer sig på. Vi redogör också för vilka som kan ha åtkomst till och behandlar uppgifterna, principerna för gallring samt dina rättigheter som registrerad och hur du kan göra dem gällande.

Det är viktigt att du känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor.

Vad är en personuppgift och vad är behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person som är i livet. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter för det fall de kan kopplas till fysiska personer.

Behandling av personuppgifter innebär allt som vi utför med personuppgifterna. Varje åtgärd som görs med personuppgifter kallas en behandling, oavsett om den utförs automatiserat eller inte. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, lagring, överföring och radering.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Omeo Financial Consulting AB, org. nr 556631-2327 med adress Mäster Samuelsgatan 42, 111 57 STOCKHOLM, är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter.

Vilka personuppgifter samlar vi in och varför?

Fullgöra avtal med uppdragsgivare och samarbetspartners

Vi behandlar dina personuppgifter i den mån det behövs för att vi ska kunna fullfölja vårt avtal med din arbetsgivare, t.ex. om leverans av våra tjänster. Det innebär att vi behandlar dina personuppgifter för vår administration och fakturering av tjänster.

De uppgifter vi samlar in om dig har du själv eller din arbetsgivare tillhandahållit. Dessa uppgifter kan omfatta:

För- och efternamn
Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och arbetsplatsadress
Korrespondens mellan dig och Omeo

Gallring

Omeo sparar aldrig personuppgifter längre än vad som är nödvändigt. Vi har inrättat gallringsrutiner för att regelbundet kunna radera sådana personuppgifter som inte längre fyller sitt syfte.

De uppgifter vi har på grund av en rättslig förpliktelse, t.ex. bokföringsändamål, sparas så länge som den aktuella lagen kräver
De uppgifter som vi har för att kunna administrera ett uppdragsavtal mellan din arbetsgivare och Omeo sparas för en tid om tolv (12) månader efter det att avtalsförhållandet har upphört

Inbjudningar till marknadsaktiviteter baserat på en intresseavvägning

Att upprätta och behålla affärsrelationer med personer för att kunna erbjuda och leverera tjänster är en viktig del av vår kärnverksamhet. I syfte att kunna bjuda in dig till våra marknadsaktiviteter i form av t.ex. seminarier och after work behandlar vi personuppgifter. Den rättsliga grunden för vår hantering av dina personuppgifter i denna del är intresseavvägning; vi har ett berättigat intresse av att i begränsad omfattning informera om samt erbjuda olika marknadsaktiviteter, och bedömer risken för integritetskränkning som begränsad.

De uppgifter vi samlar in om dig har du själv eller din arbetsgivare tidigare tillhandahållit. Vi samlar även in uppgifter via interna närverk eller från tredje part, såsom gemensamma kontakter eller sociala medier. Uppgifterna lagras i Omeos interna CRM-system med målet att vi ska kunna upprätta en affärsrelation med dig. De uppgifter vi behandlar kan komma att omfatta:

För- och efternamn
Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och arbetsplatsadress
Korrespondens mellan dig och Omeo

Gallring

Omeo sparar aldrig personuppgifter längre än vad som är nödvändigt. Vi har inrättat gallringsrutiner för att regelbundet, eller minst vartannat år, radera sådana personuppgifter som inte längre fyller sitt syfte.

Som registrerad har du när som helst rätt att motsätta dig inbjudningar till våra marknadsaktiviteter.

Genomförande av marknadsaktivitet

Om du har anmält dig till någon av Omeos arrangerade aktiviteter kommer Omeo att behandla personuppgifter i den utsträckning det krävs för att genomföra aktiviteten. Det innebär att Omeo behandlar namn och kontaktuppgifter för att kunna upprätta deltagarlistor och praktiskt förbereda och genomföra aktiviteterna. För det fall måltider kommer att serveras under aktiviteten kan även uppgift om specialkost komma att behandlas.

Den lagliga grunden för denna behandling är att den är nödvändig för att kunna fullgöra Omeos åtagande vid aktivitetsanmälan (träffat avtal mellan deltagaren och Omeo). Härutöver kan Omeo, efter det att aktiviteten har genomförts, komma att följa upp vilka som deltagit i aktiviteten för att kunna rikta marknadsföringsåtgärder mot dessa. Den lagliga grunden för sistnämna behandling är en intresseavvägning för att tillgodose Omeos berättigade intresse av att få rikta erbjudanden om Omeos tjänsteutbud till deltagarna.

Gallring

Deltagarlistan sparas för administration och uppföljning under en period av högst sex (6) månader.

Deltagarlistan kan även i förekommande fall komma att utgöra underlag vid Omeos redovisning i bokföringssammanhang av eventuell representation.

Potentiella anställningskandidater

Omeo samlar idag in personuppgifter kring dig som potentiell kandidat för anställning i syfte att kunna kontakta dig när ett rekryteringsbehov uppstår. Detta sker bl.a. genom att du, som kandidat, kontaktar oss men också genom interna nätverk och externa sökningar hos tredje part. Behandling av personuppgifter som samlas in genom sökning hos tredje part ligger i den potentiella kandidatens intresse eftersom denne får möjlighet att ta del av jobberbjudanden som är kompetensanpassade. Den lagliga grunden för behandling av dessa personuppgifter är intresseavvägning, dvs. Omeos berättigade intresse av att kunna hitta dig som potentiell medarbetare till vår verksamhet.

De personuppgifter vi kan samla in och behandla för ovan nämnda ändamål är:

CV och personligt brev
Korrespondens mellan dig och Omeo
Resultat från eventuella kunskaps- och personlighetstester
En sammanfattning av den information som lämnas vid referenstagning

Vi sparar ovanstående information i en låst mapp på Omeos interna server. Endast delar av Omeos utsedda rekryteringsteam har tillgång till detta material.

Gallring

Vi har inrättat en rutin som innebär att vi alltid frågar kandidaten om vi får spara uppgifterna. Om du vid kontakt med en medarbetare hos oss uppger att du inte är intresserad av en vidare dialog med Omeo, kommer Omeo inte längre att behandla dina personuppgifter, och uppgifterna raderas efter två (2) månader.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Omeo har vidtagit flera säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot otillåten åtkomst, användning eller spridning. Exempelvis är uppgifterna bara tillgängliga för de anställda och tjänsteleverantörer som behöver nå dem inom ramen för sina arbetsuppgifter. Dessa personer är även informerade om vikten av att säkerheten för personuppgifterna upprätthålls och att uppgifterna hanteras i enlighet med gällande lagar och regler för personuppgiftsskydd.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner.

Vi har för närvarande ett personuppgiftsbiträde som hjälper oss med IT-tjänster, dvs. som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar. Vi har upprättat ett skriftligt avtal med personuppgiftsbiträdet genom vilket de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Du kan läsa mer om respektive ändamål ovanför under avsnittet ”Vilka personuppgifter samlar vi in och varför?”.

Vad har du för rättigheter som registrerad?

Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag)

Om du vill veta vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. Begäran om ett sådant utdrag ska göras skriftligt och undertecknas av dig. Om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål, kommer vi att lämna en motivering till dig. Observera att vi endast lämnar ut sådana uppgifter som vi vet tillhör dig.

Rätt till rättelse

Du kan begära att dina personuppgifter rättas om uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.

Rätt till radering

Under vissa förutsättningar har du rätt att begära begränsning eller radering av dina personuppgifter eller rätt att invända mot behandlingen.

Rätt till invändning

Du har rätt att invända mot den behandling av dina personuppgifter som vi gör med stöd av intresseavvägning. I så fall behöver du specificera vilken behandling du invänder mot. Vid sådan invändning får vi endast fortsätta med att utföra behandlingen om vi kan visa att det finns tvingande berättigade skäl till att personuppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen.

Rätt att motsätta sig behandling för direktmarknadsföringsändamål

Är det fråga om behandling av personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål har du rätt att när som helst motsätta dig den och begära att få avregistreras från fortsatta utskick och inbjudningar.

Vad är cookies och hur använder vi det?

Cookies är små textfiler som lagras på besökarens dator och som är möjliga att använda för att t.ex. följa vad besökaren gör på webbplatsen eller lagra uppgifter om personliga inställningar.

Omeo använder sig inte av cookies på företagets webbplats.

Klagomål

Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att lämna dessa till tillsynsmyndigheten, i detta fall Integritetsskyddsmyndigheten (tel: 08-657 61 00, imy.se)

Kontaktuppgifter vid frågor om dataskydd

Om du vill veta mer om hur vi hanterar dina personuppgifter eller om vill du använda dig av någon av dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss på info@omeo.se eller via brev som skickas till nedanstående adress:

Omeo Financial Consulting AB
Sveavägen 20
111 57 STOCKHOLM

Omeo kan i framtiden göra ändringar i denna integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid tillgänglig på vår webbplats.

Senast uppdaterad: 2024-01-08